Politica de Confidențialitate

Ultima actualizare: 30 aprilie 2025

Această Politică de Confidențialitate descrie modul în care Vandam SRL, cu sediul în Str. Barajul Argeș 41A, E-25, Sector 1, București 014121, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/13632/2024, cod fiscal RO50356218 (denumită în continuare „Vandam” sau „noi”) colectează, utilizează, stochează și protejează datele personale ale utilizatorilor aplicației mobile Vandam (denumiți în continuare „Utilizatori”).

Capitolul I – Ce date colectăm

Pentru a asigura buna funcționare a aplicației și pentru a putea livra Serviciile solicitate de Utilizatori, colectăm un set de date personale esențiale. Acestea includ:

Date de identificare precum numele și prenumele, necesare pentru personalizarea contului și identificarea Utilizatorului în relația contractuală cu Vandam și Profesioniștii care oferă Serviciile.
Date de contact precum adresa de e-mail și numărul de telefon, folosite pentru comunicarea notificărilor, confirmarea comenzilor, feedback și intervenții în cazuri de urgență.
Data nașterii, colectată opțional, cu scopul de a transmite oferte personalizate și notificări aniversare, precum și pentru activarea unor funcționalități promoționale.
Date de localizare, respectiv adresa exactă unde se solicită prestarea Serviciilor. Acestea sunt esențiale pentru planificarea logistică și livrarea la timp a Serviciului contractat.
Date de plată, constând în ultimele 4 cifre ale cardului și identificatori criptat furnizați de procesatorii de plăți. Vandam nu stochează integral datele cardurilor bancare.
Informații privind comenzile, precum tipul Serviciului, data și ora solicitată, statusul Comenzii, precum și istoricul comenzilor efectuate prin Aplicație.
Date tehnice, cum ar fi adresa IP, tipul dispozitivului, sistemul de operare, versiunea aplicației și comportamentul în aplicație, utilizate pentru optimizarea performanței și remedierea problemelor tehnice.
Date privind comunicarea, incluzând mesaje, evaluări și feedback transmis prin aplicație, folosite pentru îmbunătățirea relației cu Utilizatorii și a calității Serviciilor.

Aceste date pot fi completate sau actualizate de Utilizator din contul personal, iar colectarea acestora se face doar în măsura în care este necesară pentru scopurile specificate.

Capitolul II – Scopul colectării datelor

Vandam colectează și prelucrează datele personale strict în scopuri legitime, transparente și proporționale cu nevoile operaționale ale aplicației. Aceste scopuri includ:

Furnizarea Serviciilor contractate, prin identificarea Utilizatorului, livrarea comenzilor și comunicarea cu Profesioniștii.
Crearea, administrarea și întreținerea Contului de Utilizator, incluzând actualizarea preferințelor, gestionarea metodelor de plată și istoricul comenzilor.
Comunicarea cu Utilizatorii, prin trimiterea notificărilor automate, confirmărilor de comandă, mesaje despre statusul comenzilor și alerte legate de Serviciile solicitate.
Prevenirea și investigarea fraudelor, a incidentelor de securitate și a utilizării abuzive a aplicației.
Îmbunătățirea experienței utilizatorului, prin colectarea de feedback și date statistice anonime pentru analiza performanței și optimizarea interfeței și funcționalităților.
Respectarea obligațiilor legale, în special în ceea ce privește fiscalitatea, arhivarea documentelor, raportările contabile și conformitatea cu cerințele autorităților.
Trimiterea de oferte și comunicări comerciale, numai dacă Utilizatorul a oferit consimțământul explicit pentru acest tip de comunicare.
Organizarea de campanii personalizate, reduceri, mesaje aniversare sau inițiative promoționale relevante în baza datelor furnizate voluntar.

Prelucrarea este limitată strict la aceste scopuri și nu are loc în afara contextului operațional al aplicației fără notificare prealabilă și, unde este necesar, fără acordul explicit al Utilizatorului.

Capitolul III – Temeiul legal al prelucrării

Prelucrarea datelor personale de către Vandam este realizată cu respectarea prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și are la bază următoarele temeiuri legale:

Executarea unui contract, reprezentat de acceptarea Termenilor și Condițiilor și plasarea Comenzilor prin aplicație. Majoritatea datelor sunt prelucrate în acest scop.
Consimțământul explicit oferit de Utilizator pentru activități precum marketing, campanii personalizate și prelucrarea unor date opționale precum data nașterii.
Interesul legitim al operatorului, cum ar fi protejarea aplicației, detectarea tentativelor de fraudă sau optimizarea continuă a platformei.
Îndeplinirea unor obligații legale, inclusiv, dar fără a se limita la cele privind păstrarea documentelor contabile și comunicarea cu autoritățile fiscale.

În fiecare caz, Vandam se asigură că prelucrarea respectă principiile legalității, proporționalității și transparenței, și că nu sunt prelucrate date excesive în raport cu scopul urmărit.

Capitolul IV – Stocarea și durata păstrării datelor

Datele personale sunt păstrate în sisteme securizate și accesate doar de personal autorizat sau de parteneri contractuali supuși obligațiilor de confidențialitate. Perioadele de stocare sunt determinate în funcție de natura datelor și de scopul pentru care au fost colectate:

Pe durata existenței Contului de Utilizator – datele sunt menținute active și actualizate cât timp contul este utilizat.
Conform obligațiilor legale – datele legate de facturare, Comenzi și plăți sunt păstrate timp de 10 ani, în conformitate cu legislația fiscală.
La solicitarea de ștergere a contului – toate datele personale asociate contului vor fi șterse definitiv, cu excepția celor care trebuie păstrate conform legii.
În scopuri de arhivare sau backup – datele pot fi păstrate într-un format criptat și inaccesibil operațional, pentru protejarea în fața pierderii accidentale.

Vandam revizuiește periodic datele stocate și aplică politici stricte de retenție pentru a evita păstrarea nejustificată a informațiilor.

Capitolul V – Cui putem divulga datele

Datele Utilizatorilor pot fi partajate exclusiv cu entități implicate în livrarea Serviciilor sau în funcționarea aplicației, în următoarele condiții:

Către Profesioniștii care preiau și execută Comenzile, pentru a cunoaște detaliile esențiale: nume, adresă, tip Serviciu.
Către procesatorii de plăți, cum ar fi Stripe sau MobilPay, în vederea autorizării și finalizării tranzacțiilor electronice.
Către furnizori IT, care asigură găzduirea, mentenanța și dezvoltarea platformei tehnice, cu obligația contractuală de a proteja datele.
Către autorități publice, doar dacă este impus prin lege sau ca urmare a unei cereri oficiale.
Către parteneri comerciali, exclusiv pe baza consimțământului Utilizatorului și numai pentru scopuri compatibile cu cele declarate.

Transferurile de date sunt documentate și efectuate doar în cadrul UE sau în state care oferă un nivel adecvat de protecție conform GDPR.

Capitolul VI – Drepturile Utilizatorului

Utilizatorul are dreptul de a controla modul în care sunt prelucrate datele sale, iar Vandam garantează respectarea tuturor drepturilor prevăzute de GDPR:

Dreptul de acces, prin care poate obține confirmarea că datele sunt prelucrate și poate cere o copie a acestora;
Dreptul la rectificare, prin care poate solicita corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;
Dreptul la ștergere, în cazul în care datele nu mai sunt necesare, consimțământul a fost retras sau prelucrarea este nelegală;
Dreptul la restricționare, prin care poate suspenda temporar prelucrarea datelor într-un context specific;
Dreptul la opoziție, prin care se poate opune prelucrării în baza interesului legitim;
Dreptul la portabilitate, prin care poate primi datele într-un format structurat, ușor de utilizat și le poate transmite altui operator;
Dreptul de a retrage consimțământul, fără a afecta legalitatea prelucrării realizate anterior retragerii;
Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro).

Exercitarea acestor drepturi se poate face oricând, printr-o solicitare transmisă exclusiv pe e-mail, la adresa [email protected].

Capitolul VII – Măsuri de securitate

Vandam implementează măsuri tehnice și organizatorice pentru a asigura un nivel adecvat de protecție a datelor:

Criptarea comunicațiilor, prin HTTPS și certificate digitale;
Autentificare securizată în aplicație și acces restricționat pe bază de rol;
Stocare securizată a datelor în infrastructuri conforme cu standardele ISO și GDPR;
Monitorizare permanentă a activităților suspecte și loguri de acces pentru auditare;
Testare periodică a sistemelor de securitate prin audituri interne și externe.

De asemenea, angajații și partenerii noștri sunt instruiți și obligați contractual să respecte confidențialitatea datelor cu care intră în contact.

Capitolul VIII – Minori

Aplicația Vandam este destinată exclusiv persoanelor cu vârsta de peste 18 ani. Nu colectăm în mod intenționat date personale de la minori și nu permitem înregistrarea acestora în platformă. În cazul în care descoperim că am colectat accidental astfel de date, vom lua măsuri imediate pentru ștergerea acestora și vom închide contul asociat. Încurajăm părinții și tutorii să monitorizeze utilizarea aplicațiilor mobile de către minori și să ne contacteze în cazul în care au suspiciuni privind înregistrarea neautorizată.

Capitolul IX – Actualizări ale politicii

Vandam își rezervă dreptul de a modifica prezenta Politică de Confidențialitate pentru a reflecta schimbările legislative, evoluțiile tehnologice sau extinderea funcționalităților Aplicației. Orice modificare va fi notificată în mod vizibil în aplicație sau prin e-mail, cu o perioadă rezonabilă de preaviz. Continuarea utilizării aplicației după intrarea în vigoare a modificărilor constituie acceptul Utilizatorului față de noile prevederi. Utilizatorii sunt încurajați să revizuiască periodic această politică pentru a fi informați cu privire la drepturile și obligațiile lor.